MAKALAH PENGANTAR
BISNIS
MANAJEMEN KANTOR
DAN INFORMASI
Untuk memenuhi
salah satu tugas Mata Kuliah Pengantar Bisnis
Dosen : Ibu Fitria
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUTANSI
UNIVERSITAS
GUNADARMA 2016
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat ALLAH SWT karena dengan segala rahmatnya, sehingga saya dapat
menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya. Terima kasih kepada Ibu Fitria selaku
dosen mata kuliah yang telah memberikan tugas.
Makalah ini dapat disusun
berkat bantuan dari ALLAH SWT dan berbagai pihak yang terlibat, untuk itu saya
ingin mengucapkan terimakasih. Saya menyadari dalam tugas ini masih banyak
kesalahan, maka diharapkan para pembaca untuk memberikan masukan yang bersifat
membangun untuk perbaikan dimasa yang akan datang.
Semoga makalah ini dapat
menambah pengetahuan dan menjelaskan kepada pembaca tentang manajemen kantor.
Penulis
DAFTAR
ISI
HALAMAN
JUDUL………………………………………………………………………………………1
KATA
PENGANTAR………………………………………………………………………..…………….1
DAFTAR
ISI………………………………………………………………………………….……………2
BAB I
PENDAHULUAN……………………………………………………………………,……………3
A.
LATAR BELAKANG MASALAH
B.
RUMUSAN MASALAH
C.
TUJUAN PENULISAN
D.
MANFAAT PENULISAN
BAB II
PEMBAHASAN…………………………………………………………………………………4
A.
MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
B.
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKRETARIS DALAM BISNIS
BAB III
PENUTUP……………………………………………………………….………………………7
A.
KESIMPULAN
REFERENSI…………..…………………………………………………………………………………..7
Bab
I
Pendahuluan
a.
Latar Belakang
Manajemen dan Tata
Kerja merupakan faktor utama dalam tercapai nya target. Dalam sebuah perusahaan
/ kantor, organisasi dan tata kerja merupakan sesuatu hal yang harus
terorganisir, biasanya dalam bidang manajemen merupakan tugas manajer untuk
mengatur organisasi yang ia pimpin, selain itu diperlukan tata kerja yang baik
dan benar untuk menyelesaikan suatu pekerjaan agar sesuai target yang
ditetapkan perusahaan.
b.
Rumusan Masalah
·
Definisi tata kerja, pedoman kerja dan
prosedur kerja
·
Cara menyusun buku pedoman kerja
·
Manfaat ditetapkannya tata kerja,
prosedur kerja dan buku pedoman kerja
·
Pentingnya sekretaris dalam bisnis
·
Kualifikasi sekretaris
c.
Tujuan
·
Mengetahui pengertian tata kerja,
pedoman kerja dan prosedur kerja
·
Mengetahui cara menyusun buku pedoman
·
Mengetahui manfaat ditetapkannya tata,
prosedur dan buku pedoman
·
Mengetahui pentingnya sekertaris
·
Mengetahui kualifiksi sekertaris
d.
Manfaat
Untuk menambah wawasan mengenai manajemen dan prosedur kerja
Bab
II
Pembahasan
A.
Manajemen Kantor dan Informasi
DEFINISI TATA KERJA
Cara menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk mencapai tingkat efisien dan maksimal dengan
mempertimbangkan beberapa factor seperti tujuan kerja, fasilitas, tenaga dan
waktu dengan benar sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
PEDOMAN KERJA
Pedoman kerja artinya
sebuag panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan
pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam
istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb. Pedoman bersifat
fleksibel, tidak mengikat dan mengatur tetapi membimbing dengan kebebasan
berinovasi.
PROSEDUR KERJA
Rangkaian tata pelaksanaan
kerja yang harus dikerjakan oleh karyawan dan di atur secara berurutan,
sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
CARA MENYUSUN BUKU PEDOMAN
KERJA
·
Siapkan bentuk fisik buku pedoman kerja
yang akan diisi
·
Sediakan sebuah halaman dengan panduan
awal yang ringkas
·
Tuliskan sebuah prosedur kerja langkah
demi langkah
·
Tuliskan informai apa saja yang ada dan
penting tentang pekerjaan
·
Setelah selesai tuliskan buku penutupan
prosedur kerja
MANFAAT DITETAPKANNYA TATA
KERJA, PEDOMAN KERJA DAN PROSEDUR KERJA
1.
Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2.
Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3.
Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
4.
Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi
5.
Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6.
Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat
– tepatnya
7.
Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja
PENTINGNYA SEKRETARIS
DALAM BISNIS
Dalam
Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai
berikut:
·
Sebagai perantara atau saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan
dengan pimpinan.
·
Sebagai sumber informasi yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
·
Sebagai pelanjut keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
·
Alternatif pemikiran dari pimpinan
dalam ide-ide.
·
Sebagai faktor penunjang dalam
keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
Peranan
sekretaris terhadap bawahan
·
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi
pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang
sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).
·
Memberikan motivasi kerja kepada
pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
baik.
·
Memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
·
Menerima pendapat dan usul bawahan
dalam berbagai masalah.
·
Mengadakan pendekatan kepada pegawai
bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Adapun
peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan adalah:
·
Sebagai perantara atau saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin
berhubungan dengan pimpinan.
·
Sebagai sumber informasi yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
·
Sebagai pelanjut keinginan pimpinan
kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
·
Alternatif pemikiran dari pimpinan
dalam ide-ide.
·
Sebagai faktor penunjang dalam
keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
·
Penentuan kebijakan yang berlaku bagi
pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang
sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
·
Memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
·
Menerima pendapat dan usul bawahan
dalam berbagai masalah.
·
Mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan
kehendak bawahan.
KUALIFIKASI SEKRETARIS
Syarat-syarat yang harus
dimiliki untuk menjadi sekretaris yaitu :
·
Syarat Kepribadian
Tidak
banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana yang
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik. Adapun
kepribadian yang dikehendaki sebagai berikut :
a)Harus bersikap mawas
diri
b)Bersikap ramah
c)Sabar
d)Simpati
e)Penampilan diri yang
baik
f)Pandai bergaul
g)Dapat dipercaya serta
memegang teguh rahasia
h)Dapat bijaksana terhadap
orang laini
i)Memiliki ingatan yang
baik
j)Mempunyai perhatian atas
pekerjaannya, dan lain-lain
·
Syarat pengetahuan
Seorang
sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan
dan ke budayaan yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :
a)Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan
baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara
lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
b)Mengetahuan tentang
misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
c)Pengetahuan tentang
korespondensi dan tata kearsipan.
·
Syarat keahlian
Setiap
sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang
pekerjaannya,keterampilan itu meliputi :
a)Mampu menyusun laporan
b)Mampu berkorespondensi
d)Teknik tata penyimpanan
arsipe
e)Teknik berkomunikasi
dengan telepon
f)Menulis cepat dengan
steno
g)Teknik mengetik surat
Bab
III
Penutupan
Manajemen
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Tata kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para pegawai
mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai
dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.
Referensi :
Komentar
Posting Komentar